エクセル関数の使い方@逆引き辞典

エクセル関数をどれだけ知っていれば良い?

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パソコンを用いる上で、エクセルという表計算ソフトが有る。
エクセルというソフトの機能を熟知しているだろうか?
たとえば関数や、オートフィルタなどの機能などを熟知しているかいないかでは作業効率にものすごく差が出てくる。
エクセルの関数というのはものすごく膨大にあって覚えきれるものではない。しかしその膨大な量のうち、自分の仕事に必須事項な関数というのはほんのわずかしかない。
その関数の機能さえきっちり覚えておけばエクセルを使いこなすには充分だと思う。
しかし、何を用いて良いのかさえも分からないケースの場合があると思う。
いろんなホームページを閲覧すると、活用頻度別のエクセル関数一覧が掲載されているところが有るので参照にしてみてはどうだろうか?
また、エクセルの関数というのは熟知しているのみではあまり意味がない。
熟知しているのならば使いこなすべきだ。
たとえばだが「if関数」なんかは構文自体ものすごくシンプルなので、すぐに覚えて用いることが可能だと思う。
ただ、構文を覚えるのみではなかなかどうして自分のものに習得する事がむずかしいと思うので、何回も用いていくことで、使い方を習得するのが良いと思う。
当ホームページのみでなく、いろんなホームページを検索するとエクセル関数の使い方など活用例一覧などが掲載されているので参照にしてみるのも良いと思う。


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曜日を求めるエクセル関数

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エクセルで入力された日付から関数を用いて曜日を算出すのには、いろんな方法が有る。
まずは関数以外で「書式設定」のみで表示させる方法だが、たとえばセルA1に日付を入力する。
曜日をセルB1に表示させるケースの場合はセルB1に「=A1」と記述する。
これのみだとセルA1に記入した日付と同じ日付が表示されるので、「書式設定」→「ユーザー定義書式」を選定、「aaa」と設定すると曜日が表示される。
これが一番シンプルな曜日の表示方法だと思う。
要するに曜日を表示させるために、関数は必須事項ではないのだ。
しかし、マクロでのプログラム上などで曜日を求める関数を使いたいケースの場合は以下のように記述してみてほしい。
セルA1に日付が入力されているケースの場合、セルB1に曜日を表示させるにはセルB1に「=WEEKDAY(A1)」と記入し、セルB1の書式設定をしてほしい。
更に、上記の例で行くケースの場合、書式設定の分も一緒に実践する関数なども有る。セルB1に「=TEXT(WEEKDAY(A1),"aaa")」と設定してみてほしい。これで書式設定を実践することなく曜日が表示されると思う。
どちらでも皆さんが使いやすい方法で用いていたのみるのが良いかと思う
また、VLOOKUP関数・CHOOSE関数を用いて表示させるという技も目にしたことが有るがあまり用いている人はいないので、参照しなくても良いと思う。


エクセル関数→vlookup編

エクセルには文字列を検索する関数のVLOOKUP関数というのが有る。
vlookup関数とは、指定した表の中から、指定した項目が入力されている行を見つけ出して、その列に入力されている値を検索するという関数だ。

 

【書式】
「=vlookup(検索対象文字列,検索対象セル,抽出列,検索方法)」

 

【パラメータの解説】
検索対象文字列:検索文字列を入力
検索対象セル :検索するセルを入力(範囲選定可能)
抽出列 :検索後に表示させたい列を指定
検索方法 :通常検索時→「FALSE」、二分検索時→「TRUE」

 

【活用例】
=vlookup("検索するよ",$A$1:$D$99,4,FALSE)

 

【活用例の解説】
セルのA1~D99の中に「検索するよ」という文字があるかどうか検索をして、左から4列目(D列)の値を表示する。

 

【注意点】
検索対象の範囲の一番左側が検索の対象列となるように指定をしてほしい。
また、検索対象セルには、検索後に表示させる抽出列も含ませて指定をするようにする。
たとえばだが、A列にある文字列を検索して、G列にある値を表示させるケースの場合は、A~G列までを指定するようにしてほしい。
表の並び順がそうなっていないケースの場合は、検索列を一番左側に、抽出列を検索対象セルに指定するように並び替えるという必須事項が有る。
また検索方法を「TRUE」の二分検索を指定するケースの場合は、検索の対象表を前もってソートしておくこと。

エクセル関数→COUNTIF編

エクセル関数の中に、指定条件に合致するセルの個数をカウントするという「COUNTIF関数」というのが有る。
「=countif(引数1,引数2)」という使い方をする。

 

【関数の解説】
引数1で指定された範囲の中から、引数2で指定された条件のセルがいくつあるか合計個数を返す関数だ。

 

【引数の解説】
引数1:セル範囲の指定をする
引数2:カウント条件を指定する

 

単純にこの「COUNTIF関数」を活用するときは指定する条件は1つだが、複数条件を指定するケースの場合にはどう設定したらいいんだろう?と疑問に思う人もいると思う。
解決方法としては色々有るが、一致させる条件がセルの完璧一致ならばワーク的な作業列を作成して、そこを活用してCOUNTIF関数を実行するというのが一番シンプルだと思う。
どういうことかと云うと、第一条件が書いてあるセルと、第二条件が書いてあるセルを「=セル1&セル2」で文字列結合する。その結合したセルに対して「COUNTIF関数」を記述すればいいという訳だ。
(例)
列 A B C
条件1 条件2 結合
上記例のケースの場合、列Cに「=条件1&条件2」と結合させる関数を記入する。これで列Cには結合された文字列が表示されるようになる。列Cに対して「COUNTIF」を活用するようにする。
関数を使い慣れていない人だと、あるデータのみでなんとかしようと頑張ってしまいがちだが、この例のようにデータとデータを結合させて判断をするという事も可能だ。

エクセル関数で年齢を求める→DATEDIF編

エクセルを用いていると、生年月日から年齢を算出したり、勤続年数などの経過日数などを計算したりというのはよくある事だ。
それについての解説をしているホームページも山ほど有るが、中には間違った解説をしているホームページもあるのだ。
たとえば生年月日から年齢を算出する例だが、単純に生年月日を算出したい日付を引き算して出た年数に対してユーザ定義書式によて「yy歳」って設定するのみで大丈夫などと書いてあるホームページとかあるのだが、この計算式だと誕生日の次の日にならないと年齢が加算されないので計算式の調整が必須事項になる。
なので、誕生日に年齢を重ねるという計算をしたいのであれば引き算調整じゃなく、関数を用いて算出した方が誤りとか無くて良いと思う

 

下記に年齢計算を実践する関数をご紹介する。

 

A1セルに年齢算出基準日、B1セルに生年月日、C1セルに年齢を表示させるケースの場合の関数例
C1セルに対して「=DATEDIF(B1,A1,"Y") 」と入力してほしい。そうすると、C1セルに年齢が表示される。

 

【DATEDIF関数】
第1引数:開始日
第2引数:終了日
第3引数:算出単位
"Y" : 期間内の満年数
"M" : 期間内の満月数
"D" : 期間内の日数
"YM" : 経過した1年未満の月数
"YD" : 経過した1年未満の日数
"MD" : 経過した1月未満の日数

 

活用上の注意だが、この関数は「関数の挿入」→「関数の貼り付け」から実践するダイアログボックスには表示されていない関数なので注意してほしい。

複数抽出できるエクセルの関数とは?

以下のような表が2つあるとする。
【Aファイル】
セル A B C
1行目 商品 分類 名称
2行目 11 21 ABC
3行目 12 22 DEF
4行目 13 23 GHI

 

【Bファイル】
セル A B C D E
1行目 商品 分類 名称 コード 金額
2行目 1 2 あいう 11000 100
3行目 11 21 かきく 55000 200
4行目 3 4 さしす 90000 300

 

「Aファイル」の商品+分類bニ一致するデータを「Bファイル」から検索をして、その行ごとに別ファイルに抽出する関数なんていうのはあるのだろうか?
一致するのは複数行あると思うので、複数抽出する方法なんかもあれば教えてほしい。

 

といった質問があったとする。

 

ちょっと複雑だとは思うが、以下の関数を参照にしてほしい。

 

1.別ファイルにシート名「検索条件」というシートを作り上げる。
2.シート「検索条件」のA2セル:「=[【Bファイル】]Sheet1!$A$2」
B2セル:「=[【Bファイル】]Sheet1!$B$2」
C2セル:「=[【Bファイル】]Sheet1!$C$2」
D2セル:「=[【Bファイル】]Sheet1!$D$2」
E2セル:「=[【Bファイル】]Sheet1!$E$2」
と入力しておく。

 

これは、E2の次はF・G・H・・・・と必須な分のみ同じように関数をコピーしてほしい。
3.1行目に左側から「商品No」「分類No」「商品名」「コード」「金額」と名前・名称を入れておく。
4.抽出元のデータがあるシートに移って、「商品ぅの1行目の所に「=DGET([【Bファイル】]Sheet1!$A$1:$E$***,"商品No",検索条件!A1:C2)」と入力してほしい。
ここでいう「***」というのは「2」で指定した最終行の番号になる。
5.次に「分類ぅの1行目:「=DGET([【Bファイル】]Sheet1!$A$1:$E$***,"分類No",検索条件!A1:C2)」
「商品名」の1行目:「=DGET([【Bファイル】]Sheet1!$A$1:$E$***,"分類No",検索条件!A1:C2)」
「コード」の1行目:「=VLOOKUP(C2,[【Bファイル】]Sheet1!$C$1:$E$***,2,FALSE)」
「金額」 の1行目:「=VLOOKUP(C2,[【Bファイル】]Sheet1!$C$1:$E$***,3,FALSE)」
と入力する。

日付に対する曜日を表示させるエクセル関数→WEEKDAY編

エクセル関数を用いて日付に対する曜日を表示させて見よう。
活用する関数だが、たとえばA5セルに入力されている日付に対する曜日を取得したいケースの場合は、「=WEEKDAY(A5)」と記述するのみで曜日が取得できる。
実にシンプルだ。しかしこれのみだと、A5セルに日付が入力されていないケースの場合、空白エラーとなってしまうので、これを表示させないために「=IF(A5="","",WEEKDAY(A5))」というようにIF関数を用いてから曜日を表示させる。
意味としてはA5セルに何も入力されていないケースの場合は何も設定しない、そうじゃないケースの場合は曜日を設定する、というような関数を活用したほうが良い。
またこの関数を活用する上での注意点だが、関数を入力するのみだと曜日に対する数値のみが取得されてしまうので関数を入力するセルの書式を曜日に変更しなければならない。
変更方法だが、曜日を表示させたいセルで右クリックをして、表示されたメニュー→「セルの書式設定」→「表示形式」→「ユーザー定義」を選定する。
「種類」→「G/標準」のところを削除して「aaaa」と入力→「OKボタン押下」で設定完了だ。
また、上記に記述したIF関数を用いるようなエラー処理だが、万が一のケースの場合を兼ねて、日付の関数の時のみじゃなく何のケースの場合でもエラー処理は入れておいた方が良いと思う。
これで曜日がきちんと表示されるはずだ。参照してみてほしい。

人気のエクセル関数に関して

エクセル関数で知っておくと優秀で便利なのが、ifやvlookupやcountif関数だ。
これ以外にも優秀で便利で大人気のエクセル関数というと、日付、年齢、順位、抽出、曜日、色、時間、四捨五入、切捨て、引き算を実践するものが一覧表示されているのを見かける。
エクセル関数は奥が深く、数式の上手な使い方やエクセル関数同士を組み合わせる使い方なども有る。
当ホームページのようなエクセル関数の逆引き辞典を活用して、必須事項な関数のみを覚えるのがエクセル関数を味方にする秘訣(ひけつ)ではないだろうか。

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